Kearsipan

   
                                                                                      

Assalammualaikum,,,
Hai teman-teman gimana kabarnnya..? pastinya baik dong...Haii.. disini akan membahas tentang kearsipan loh, jangan lupa baca yah....

1.Pengertian Arsip
     Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya.  tali atau benang.
2. Pengertian Kearsipan
   1. MENURUT KAMUS ADMINISTRASI PERKANTORAN. OLEH DRS. THE LIANG GIE      a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat    penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
    b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
  2.MENURUT ENSIKLOPEDI ADMINISTRASI
   a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
   b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
3. Jenis-Jenis Arsip
   Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
    a. Arsip kepegawaian,
contoh: Daftar riwayat hidup.  pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
    b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
   c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
   d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.  
  Arsip menurut nilai gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
 a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
 b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. 

 c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
 d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
 e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
 f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan 

 g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran
4.Jenis-Jenis Peralatan Kantor
    Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.
    Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
1.sebagai sarana penyimpanan arsip,
2.sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
3. serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.
1.  FILING CABINET

     Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)

  

     Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip

                                                                
    Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
4. Rak Arsip

                                             
    Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip.Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
5. MAP ARSIP
    Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
    Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
   a. Stopmap folio

                                                            

Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
    b. Map snelhecter,

                                             

 yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
   c. Folder                                                                 

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
   d. Hanging folder,

                                              
                                               

 yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. GUIDE

                                               
    Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
    Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a.Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
  Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
   a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
   b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
  c. Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.
7. ORDNER

                                            
    Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
8. STAPLER

 
     Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
9. PERFORATOR                                            
                     
    Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
10. NUMERATOR 

                                        
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

11. KOTAK/BOX   
                                                                     

     Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
12. ALAT SORTIR 

                                        
      Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).
13. LABEL

                                                 

       Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan. 
14. TICKLER FILE

                                                      
         Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.  
15.  CARDEX (CARD INDEX) CABINET

                                          
     Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja .
16. RAK/LACI KARTU

                                                    
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
17. MICROFILM

                                                
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a.Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18. KOMPUTER

                                                     
                                       
                                                        
  Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.  
19. ALAT PENYIMPANAN KHUSUS

                                                      
  Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.    

Bagaimana sudah tau kan tentang Kearsipan ? silahkan pelajari dirumah yah.. semoga bermanfaat untuk anda ,, sekian terimakasih udah mampirrr........................... 

Wassalammualikum..