Assalammualaikum...😊
Haii Teman-teman...disini membahas tentang Etika berkomunikasi Telepon , jangan lupa baca yahh....
Etika Berkomunikasi Menggunakan Telepon
Telepon adalah alat komunikasi tidak langsung yang sudah lumrah dipakai semua orang saat ini. Salah satu alat komunikasi yang popular adalah telepon seluler yang saat ini banyak dipakai oleh semua kalangan. Tetapi banyak orang yang belum mengetahui cara beretika yang baik dalam penggunaan telepon sehingga terkesan kita dapat mengganggu orang lain atau biasa kita sebut tidak sopan.
Etika bertelepon harus diperhatikan secara khusus, antara lain:
1.Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon.
2.Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
3. Berbicara tidak terlalu basa-basi.
4.Tidak berbicara kasar apalagi membentak.
5. Janganlah berbicara dengan nada memerintah.
6.Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi music.
7. Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru.
8.Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah.
9.Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.
Sikap dan pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon:
• Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.
• Commited
Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan masalah kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
• Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri-sendiri.
• Considerate
bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.
• Controlled
tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan(marah).Tetap bersikap untuk sselalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
• Creative
mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.
• Contagious
bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.Ketika menerima telepon,usahakanlah menerima dengan baik atau phonogenic. PHONOGENIC adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon,yaitu suara yang memberi kesan santun,bersahabat,ramah,dan penuh perhatian.
Ciri orang yang profesional ialah mampu mengendalikan diri,termasuk mengendalikan emosi berupa rasa kesal. Ketika seseorang bertelepon,apa yang dikatakan dan bagaimana sikap yang muncul,mencerminkan kepribadiannya.
Hal lain yang harus diperhatikan ketika bertelepon ialah tidak berbicara dengan orang lain (kecuali telekonferensi).
Etika bertelepon harus diperhatikan secara khusus, antara lain:
1.Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon.
2.Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
3. Berbicara tidak terlalu basa-basi.
4.Tidak berbicara kasar apalagi membentak.
5. Janganlah berbicara dengan nada memerintah.
6.Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi music.
7. Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru.
8.Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah.
9.Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.
Sikap dan pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon:
• Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.
• Commited
Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan masalah kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
• Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri-sendiri.
• Considerate
bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.
• Controlled
tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan(marah).Tetap bersikap untuk sselalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
• Creative
mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.
• Contagious
bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.Ketika menerima telepon,usahakanlah menerima dengan baik atau phonogenic. PHONOGENIC adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon,yaitu suara yang memberi kesan santun,bersahabat,ramah,dan penuh perhatian.
Ciri orang yang profesional ialah mampu mengendalikan diri,termasuk mengendalikan emosi berupa rasa kesal. Ketika seseorang bertelepon,apa yang dikatakan dan bagaimana sikap yang muncul,mencerminkan kepribadiannya.
Hal lain yang harus diperhatikan ketika bertelepon ialah tidak berbicara dengan orang lain (kecuali telekonferensi).
CARA MENANGANI TELEPON
Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif,dan efisien,karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan
CARA MENANGANI TELEPON ADA DUA MACAM,YAITU :
1. Respon untuk panggilan (incoming calls).
2. Melakukan panggilan (outgoing calls). HAL-HAL UMUM YANG HARUS DIPERHATIKAN KETIKA MENERIMA TELEPON.
a. Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Bila dering telepon sudah berbunyi dua kali,namun belum ada yang mengangkat,maka si penelepon akan merasa kesal dan bertanya-tanya mengenai keadaan tempat yang di hubunginya.
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung.
c. Gunakanlah bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat,dan tepat).
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada di tempat,secepatnya dihubungikan kepada yang ditujunya. Bila orang yang dikehendakinya tidak berada ditempat,tanyakanlah apakah dapat dibantu,apakah keperluannya,apakah pesannya.
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung.
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan yaitu kita harus bertanya berlebih dahulu perihal identitas si penelepon. Namanya,asal kantor atau perusahaan,apa keperluaannya,kemudian secepatnya memberitahukan pimpinan.
g. Bersikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab,karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.
1. Respon untuk panggilan (incoming calls).
2. Melakukan panggilan (outgoing calls). HAL-HAL UMUM YANG HARUS DIPERHATIKAN KETIKA MENERIMA TELEPON.
a. Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Bila dering telepon sudah berbunyi dua kali,namun belum ada yang mengangkat,maka si penelepon akan merasa kesal dan bertanya-tanya mengenai keadaan tempat yang di hubunginya.
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung.
c. Gunakanlah bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat,dan tepat).
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada di tempat,secepatnya dihubungikan kepada yang ditujunya. Bila orang yang dikehendakinya tidak berada ditempat,tanyakanlah apakah dapat dibantu,apakah keperluannya,apakah pesannya.
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung.
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan yaitu kita harus bertanya berlebih dahulu perihal identitas si penelepon. Namanya,asal kantor atau perusahaan,apa keperluaannya,kemudian secepatnya memberitahukan pimpinan.
g. Bersikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab,karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.
a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) yang biasa tersedia,untuk mencatat hal yang penting.
b. Menyampaikan salam seperti selamat pagi,selamat siang,selamat petang. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak. Meskipun penelepon orang yang sudah dikenal namun tetap kita harus menyampaikan salam dan menyapanya dengan hormat sesuai dengan etika bertelepon.
c. Menyebutkan identitas diri,kantor atau perusahaan.
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa,hah,heh,karena hal itu tidak sopan. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi lagi maksudnya atau kita sendiri mengulang kembali maksudnya (konfirmasi).
f. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya,mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk,jangan sampai suara terdengar lesu.
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah,atau bermaksud mengadu,tanganilah dengan cara profesional. Tetap tenang,kendalikan diri,berbicara dengan sabar,bijaksana,namun tegas.
i. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik).
j. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas,singkat,dan tepat.
k. Menyebut nama penelepon dengan tepat,jangan sampai keliru. Karena salah satu ciri akrab dan perhatian ialah menyebut nama orang dengan tepat.
b. Menyampaikan salam seperti selamat pagi,selamat siang,selamat petang. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak. Meskipun penelepon orang yang sudah dikenal namun tetap kita harus menyampaikan salam dan menyapanya dengan hormat sesuai dengan etika bertelepon.
c. Menyebutkan identitas diri,kantor atau perusahaan.
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa,hah,heh,karena hal itu tidak sopan. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi lagi maksudnya atau kita sendiri mengulang kembali maksudnya (konfirmasi).
f. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya,mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk,jangan sampai suara terdengar lesu.
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah,atau bermaksud mengadu,tanganilah dengan cara profesional. Tetap tenang,kendalikan diri,berbicara dengan sabar,bijaksana,namun tegas.
i. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik).
j. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas,singkat,dan tepat.
k. Menyebut nama penelepon dengan tepat,jangan sampai keliru. Karena salah satu ciri akrab dan perhatian ialah menyebut nama orang dengan tepat.
Bagaimana
sudah tau kan tentang Etika berkomunikasi menggunakan Telepon? silahkan
pelajari dirumah yah.. semoga bermanfaat untuk anda ,, sekian
terimakasih udah mampirrr...........................
Wassalammualikum..😊
